Avec la pandémie de COVID-19, la majorité de vos équipes est passée au télétravail. Mais votre système téléphonique n’est plus adapté à cette nouvelle réalité. La solution ? Choisir un système de téléphonie IP (ou VoIP) hébergé dans le nuage. OK, mais… il y en a tellement sur le marché ! Et à quel fournisseur faire confiance ?
Vous êtes perdu ? Pas de panique ! Voici une démarche en deux étapes pour sélectionner le système de téléphonie VoIP qui convient à votre PME.
1 — Pour bien choisir son système de téléphonie IP, identifiez d’abord vos besoins !
Listez les fonctionnalités souhaitées par les différentes équipes
Routage des appels, boite vocale d’équipe, réponse vocale interactive, conférences téléphoniques, groupes de sonnerie : les possibilités de la VoIP donnent le vertige! Écoutez vos équipes de vente, de service à la clientèle et même administratives : elles sont les mieux placées pour dresser une liste des fonctionnalités prioritaires pour bien faire leur travail.
Répertoriez les outils avec lesquels votre système de téléphonie IP doit s’intégrer
Quels CRM, service d’assistance client, logiciel de transcription, solution de commerce électronique ou de suivi des ventes, ou autres solutions d’affaires sont utilisés par vos équipes ? Il est important de savoir si vous pouvez les connecter à votre système VoIP ! Attardez-vous sur les options d’intégration proposées par chaque fournisseur pour choisir une solution de téléphonie IP qui facilitera les tâches quotidiennes de chacun.
Pensez à la configuration géographique de vos équipes
Votre PME a quelques bureaux dispersés dans des régions éloignées ? Vos clients vous joignent à travers des numéros locaux dans des pays étrangers ? Demandez à votre fournisseur la carte de ses infrastructures infonuagiques. Il doit avoir la capacité de soutenir vos communications à l’international avec une disponibilité optimale, et d’offrir une assistance correspondant aux heures locales de bureau.
Définissez vos exigences en matière de niveaux de service
Quelles sont vos attentes concernant la disponibilité du système VoIP et la redondance en cas de problème? Deux éléments cruciaux pour éviter une mauvaise expérience client due à des coupures de communication. Renseignez-vous sur les conditions des fournisseurs pour vous faire une tête avant d’entamer votre négociation.
Ce portrait détaillé de votre PME et de ses besoins est un excellent point de départ pour magasiner votre solution VoIP ou de communications unifiées ! Il ne reste que quelques questions à vous poser pour faire un choix éclairé.
2 — Examinez à la loupe chaque solution de téléphonie VoIP, selon 4 critères essentiels
Répond-elle aux enjeux de mobilité de vos équipes ?
Avec le télétravail, les téléphones intelligents et autres ordinateurs portables deviennent des extensions de votre système de téléphonie. Vous voulez pouvoir compter sur des employés joignables partout où le wifi est fiable ? Vérifiez que le système VoIP est compatible avec vos équipements mobiles, et accessible à travers des applications dédiées.
Est-elle facile à utiliser et à administrer ?
Privilégiez un système avec une interface intuitive autant pour vos utilisateurs internes que pour la personne TI responsable de l’administration des comptes. N’hésitez pas à contacter des clients actuels des systèmes de communications unifiées qui vous intéressent pour recueillir leurs précieux retours d’expérience quant au déploiement et à l’assistance technique effectuée par le fournisseur !
Garantit-elle les meilleurs critères de sécurité ?
Une protection digne d’une forteresse : c’est ce que méritent vos communications internes et externes ! Scrutez les standards de sécurité des fournisseurs pour voir s’ils correspondent bien à ceux de votre industrie (ex. RGPD, PCI DSS, HIPAA, ISO 27001, etc.). L’information doit être claire sur ce qui est sécurisé, et comment.
Sera-t-elle capable de suivre l’évolution de votre PME ?
Votre entreprise ne sera plus la même d’ici quelques années, voire quelques mois. Et la technologie non plus ! Cela implique pour vous de choisir un système de téléphonie IP flexible, qui peut vous accompagner sur la durée. L’intérêt des solutions hébergées dans le nuage — surtout les cloud natives —, c’est qu’elles ont la capacité de déployer rapidement de nouvelles fonctionnalités et de s’adapter au volume changeant de vos besoins en communication. Sans maintenance logicielle ni d’infrastructure de la part de votre équipe TI !
Ça en fait des questions à se poser ! Et avec la multitude de solutions proposées, vous n’êtes jamais certain d’avoir accès à la meilleure option au meilleur prix.
Chez Syndeo Solutions, c’est notre métier d’évaluer des fournisseurs pour des PME comme la vôtre. Nous pouvons vous aider à choisir le bon système de téléphonie IP, sans débourser un cent. Découvrez ce que nous pouvons faire pour vous !
